名刺整理の４手法

ビジネスや各種交流会で名刺交換をした名刺の分類・整理は悩ましい問題の一つです。

 

職種や立場によっては、名刺を持たなくとも差し障りのない人も少なくありません。

 

つい最近までは、公務員といわれる人の多くは名刺を出さないのが当たり前でした。

 

１０日ほど前、近くの社会保険事務所を年金のことで訪ねた時、女性の担当者が先ず名刺を渡してくれたのには、いささか驚きました。

 

年金問題で世の中の風当たりが強くなったことへの対応策の一つでしょうか。

 

初対面の人が、まず名刺交換をするのはビジネスの世界ではイロハのイですが、役所の窓口担当者が、訪れた人が名刺を出さないのに、名刺を出す行為には、違和感を覚えました。

 

普通のビジネスマンの場合、年間に３００人ほどの初対面の人に会うでしょうか。受け取る名刺も２００枚は超えるでしょう。

 

この名刺の分類・整理をしっかりと出来るか否かは、その後の仕事に大きな影響を与えることはまちがいありません。

 

誰でも、社会人としてスタートしたての頃は、受け取った名刺を大切にし、日付順か、五十音順に並べて整理するものです。

 

そのうちに、貰った名刺が１,０００枚を超える頃になると、整理も大変になり、ましてや頭の中に記憶しておくことも無理になります。

 

３５年ほど前、「手帳を秘書として使う」

（　http://www10.plala.or.jp/tika-infre/techouihsyo.html　）というテーマで記事を書いたことがあります。

 

手帳をフル活用することで、頭を「記憶装置」として使うのではなく、「判断装置」として使うことの大切さを説いた内容です。

 

その後、スケジュール管理から、仕事の「記録管理」まで、手帳を年に３～４冊は使い切ってきました。

 

この１０年ほどは、秘書的役目をするスタッフの協力も得ています。

 

このスタッフの力を借りて、名刺の分類・整理もほぼ完璧な方法で実行しています。

 

まず、名刺を受け取ったら、その日のうちに、日付を記入することです。誰かの紹介で会った場合、用件や紹介者の名前もメモとして名刺に記入します。

 

３０枚ぐらいまとまった時に、３枚ずつコピーを取り、日付順、氏名の五十音順、社名等の五十音順、業界別に分類ノートで整理します。

 

ただこれだけのことですが、１０年、２０年蓄積すると大きな効果を発揮します。

 

楽しい人生を送るコツは、「ヒト、モノ、カネ」を大切にすることだと言われます。企業経営ではこの３要素に加えて「情報」も大切な経営資源です。

 

実は、この大切な４要素は並列的にみるのではなく、「ヒト」という最も大切な要素を中心として構成されているという考え方が最近注目されてきました。

 

ビジネスを通した他人との交流は、まず名刺の交換から始まります。

 

この名刺の分類・整理を記憶力という頭脳の能力にまかせるのではなく、コピー機と分類ノートに全面的に委ね、頭はいつもクールに保ちながら、「判断装置」としてフル活用することが、仕事の能力を高め、楽しい人生を送る最大のキメ手ではないかとさえ思います。

 

いささか自慢話になりますが、この４つの名刺整理を同時並行的に実行するという手法は、私が考え出した「独創的」な手法です。

 

少なからぬ人にこの手法を薦めましたが実行する人は少ないようです。

 

世の中が「ヒト」で成り立っているということに気がつかないのでしょうか？

 

それとも、自分の記憶力に自信があり過ぎるのでしょうか？


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知識 ＋ 経験 ＝ 知恵

古希を過ぎると、いろいろと見えてくるものがあります。

体力・気力の衰えは否めませんが、７０有余年の「人生経験」が眼力「視力」を鍛えてくれたせいでしょうか。

 

若い時は、知識の修得に本気で取り組んだ時もありました。学校勉強や受験勉強、資格試験の勉強などは、主に知識の修得であり、「丸暗記」でもある程度通用する世界でした。

 

ところが、世の中に出て、実際の仕事をしてみると、これらの知識はほとんど役に立たないことが分かりました。

 

自分の勉強不足をひとまず棚に上げて言わせてもらえば、日本の学校教育は「実学」を軽視し、人間社会や自然界を理解する基礎知識の修得に力を入れていることが原因のように思われます。

 

学校秀才、最高学府の「優秀な」卒業生が、世の中に出てからあまり「役に立たない」例は数多くあります。

 

その反面、学歴はそれほどでなくとも、世の中に役立ついい仕事をしっかりとする人も数多く見てきました。

 

この差はどこから生まれるのでしょうか？

 

世の中や自然界を理解する知識という面では、学校秀才だった人の方が質・量ともに優位であったことは確かでしょう。少なくとも、実社会に出る、スタートラインに立った時は…です。

 

学校秀才・試験秀才が、世の中でそのまま通用するほど、実社会は甘くないというところが世の中の面白いところではないでしょうか。

 

学校や世の中で学んだり、修得した知識に実際の体験・経験という大切な要素をプラスしてはじめて、知恵となり技能となって世の中で通用するレベルに達するのではないでしょうか。

 

知恵は、智慧とも書きます。

 

この違いを「広辞苑」で調べてみました。

 

「知恵」……「物事の理をさとり、適切に処理する能力」

 

「智慧」……（仏教用語・梵語）「真理を明らかにし、悟りを開くはたらき」

 

・・・とあります。

 

さらに、その意味として「古代ギリシャ以来、さまざまな意味を与えられているが、今日では一般に、科学的知識とも利口さとも異なる、人生の指針となるような、人格を深く結びついている実践的知識をいう」とありました。

 

歴史のある、奥行きの深い言葉だということを改めて知ることができました。

 

福島市で不動産仲介業を始めて５年半になりますが、この仕事がますます面白くなってきました。

 

衣・食・住という生活の基本に関わることでありながら、なぜか世の中から軽視され、不信の目で見られているこの業界を、少しでも改善し、透明性のある、信頼に値する業界とするために、自分にもできる仕事があるのではないかと強く思うようになったからです。

 

このコラムやネット不動産フロンティアノート、当社のホームページを通して、大いに発信し、提言を行い、実践することで、使命を果たすつもりです。

 

夏休みをしっかりとったので、身も心も元気を回復しました。
 

二冊の手帳

私は１年に３～４冊の手帳を使い切ります。市販のやや大きめの普通の手帳ですが、月の予定欄以外は日付を全く無視してどんどん書き込み、何でも記入します。

 

４０年程前に勤めていた職場にＯさんという秀れた上司がいました。仕事はテキパキこなすし、判断は速く、適切でした。

 

その上司の仕事ぶりを感服しながらかなりの期間観察していました。ある宴会の席でおもいきって聞いてみました。「何でそんなに仕事ができるのですか？その秘密はなんですか？」と。

 

答えはこうでした。「朝、目が覚めた時に、その日の仕事の予定を総て頭の中に思い浮かべて、その対応策をシミュレーションしていることかな・・・」といったものでした。

 

その頃、私は保険会社や銀行が年末に配る、小さな手帳を使っていましたが、その日の予定や出来事を総て書き込むことなどスペース的に無理でした。せいぜい主な予定を月の予定欄に記入して、その日の予定欄には主な出来事の要点を記入するといった使い方しかできません。

 

その頃「水平思考」という言葉がはやりでした。順序立てて論理的に考えるのではなく、ワクを外して別な発想をしてみるといった考え方でしょうか。

 

何かピンとくるものがありました。そーか、手帳は年間１冊使うものというワクを外して、年に５～６冊使えば、日付欄やページ数の制約がなくなるのではないか？・・・といった発想です。

 

幸い、生保・銀行・商社などからのもらい物の手帳は職場にいっぱい残っていました。早速、実行に移しました。職場の上司の「毎朝、床の中で、その日の主な予定や仕事についてのシミュレーションをする」というノウハウを、頭の中で行うのではなく、手帳に記入しながら行うという形で実行しました。

 

その効果は大きいものでした。仕事のダンドリや効率が良くなっただけでなく、心に余裕が生まれ、将来の設計や世の中を広く見わたすことに頭や時間を使うようになりました。

 

２～年の試行錯誤や実地検討を経て「手帳を秘書として使う」（http://www10.plala.or.jp/tika-infre/techouihsyo.html）という小論にまとめ、職場で発行していた機関誌「商工ふくしま」に載せました。

 

自分に、もし仮に何か秀れた点があるとしたら、その大部分は、今まで使ってきた手帳のおかげであり、その使い方にあると言い切ってもまちがいありません。

 

こんな使い方をする、いつも持ち歩く手帳の外に、もう１冊の手帳を使っています。それはベッド脇の枕元に置いてある手帳です。

 

床の中でフト思い付いたこと、仕事のアイデア、伝え忘れたこと・・・、何でもその場で書き込みます。

 

この手帳の効用は、床の中での発想や思いついたことを確実に「実施」できることと、その事をすぐに忘れても良いという「安心感」でしょうか。

 

このベッド脇の手帳は、いつも使うわけではないので、１０年近く使えます。今、使っているものは１９９９年発行の地元銀行のものですから、丁度１０年使ったことになります。

 

この文章を書きながら、丁度良い機会だと思い中味をチェックしてみました。前半のページは月に１～２回の書き込みで、仕事上の備忘メモが大半です。４年前に不動産事業部を立ち上げ、仲介業を始めてからは記入量がぐーんと増えました。

 

全く新しい分野の仕事を始めたので、頭もフル回転し、床の中でも考え事をしていることが多くなった結果でしょうか。幸い、最近は仕事が軌道に乗りつつあるせいか、この手帳の出番は少なくなっています。

 

いずれにせよ、この二冊の手帳に助けられながら、毎日楽しく仕事をさせてもらっています。「たかが手帳、されど手帳」の感を強くする、今日、この頃です。