名刺整理の４手法

ビジネスや各種交流会で名刺交換をした名刺の分類・整理は悩ましい問題の一つです。

 

職種や立場によっては、名刺を持たなくとも差し障りのない人も少なくありません。

 

つい最近までは、公務員といわれる人の多くは名刺を出さないのが当たり前でした。

 

１０日ほど前、近くの社会保険事務所を年金のことで訪ねた時、女性の担当者が先ず名刺を渡してくれたのには、いささか驚きました。

 

年金問題で世の中の風当たりが強くなったことへの対応策の一つでしょうか。

 

初対面の人が、まず名刺交換をするのはビジネスの世界ではイロハのイですが、役所の窓口担当者が、訪れた人が名刺を出さないのに、名刺を出す行為には、違和感を覚えました。

 

普通のビジネスマンの場合、年間に３００人ほどの初対面の人に会うでしょうか。受け取る名刺も２００枚は超えるでしょう。

 

この名刺の分類・整理をしっかりと出来るか否かは、その後の仕事に大きな影響を与えることはまちがいありません。

 

誰でも、社会人としてスタートしたての頃は、受け取った名刺を大切にし、日付順か、五十音順に並べて整理するものです。

 

そのうちに、貰った名刺が１,０００枚を超える頃になると、整理も大変になり、ましてや頭の中に記憶しておくことも無理になります。

 

３５年ほど前、「手帳を秘書として使う」

（　http://www10.plala.or.jp/tika-infre/techouihsyo.html　）というテーマで記事を書いたことがあります。

 

手帳をフル活用することで、頭を「記憶装置」として使うのではなく、「判断装置」として使うことの大切さを説いた内容です。

 

その後、スケジュール管理から、仕事の「記録管理」まで、手帳を年に３～４冊は使い切ってきました。

 

この１０年ほどは、秘書的役目をするスタッフの協力も得ています。

 

このスタッフの力を借りて、名刺の分類・整理もほぼ完璧な方法で実行しています。

 

まず、名刺を受け取ったら、その日のうちに、日付を記入することです。誰かの紹介で会った場合、用件や紹介者の名前もメモとして名刺に記入します。

 

３０枚ぐらいまとまった時に、３枚ずつコピーを取り、日付順、氏名の五十音順、社名等の五十音順、業界別に分類ノートで整理します。

 

ただこれだけのことですが、１０年、２０年蓄積すると大きな効果を発揮します。

 

楽しい人生を送るコツは、「ヒト、モノ、カネ」を大切にすることだと言われます。企業経営ではこの３要素に加えて「情報」も大切な経営資源です。

 

実は、この大切な４要素は並列的にみるのではなく、「ヒト」という最も大切な要素を中心として構成されているという考え方が最近注目されてきました。

 

ビジネスを通した他人との交流は、まず名刺の交換から始まります。

 

この名刺の分類・整理を記憶力という頭脳の能力にまかせるのではなく、コピー機と分類ノートに全面的に委ね、頭はいつもクールに保ちながら、「判断装置」としてフル活用することが、仕事の能力を高め、楽しい人生を送る最大のキメ手ではないかとさえ思います。

 

いささか自慢話になりますが、この４つの名刺整理を同時並行的に実行するという手法は、私が考え出した「独創的」な手法です。

 

少なからぬ人にこの手法を薦めましたが実行する人は少ないようです。

 

世の中が「ヒト」で成り立っているということに気がつかないのでしょうか？

 

それとも、自分の記憶力に自信があり過ぎるのでしょうか？


＊＊＊＊＊＊＊＊　ご連絡はこちらまで。＊＊＊＊＊＊＊＊＊